Samskipta- og siðareglur fyrir stjórn og starfsfólk Söfnunarsjóðs lífeyrisréttinda.

Almenn atriði:

Reglur þessar gilda fyrir starfsmenn sjóðsins sem og stjórnarmenn. Með stjórnarmönnum er átt bæði við aðal- og varastjórnarmenn. Starfsemi sjóðsins byggir á lögum nr. 155/1998 um Söfnunarsjóð lífeyrisréttinda, lögum nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða og samþykktum sem um sjóðinn gilda. Jafnframt hefur sjóðurinn sett ýmsar reglur s.s. starfsreglur stjórnar, verklagsreglur um verðbréfaviðskipti, upplýsingagjöf og starfsreglur framkvæmdastjóra o.fl. Um sjóðinn er víðtækt eftirlit s.s. með innra og ytra eftirliti endurskoðenda, endurskoðunarnefnd og einnig með eftirliti frá Fjármálaeftirliti og Seðlabanki Íslands. Er meðfylgjandi reglum á engan hátt ætlað að koma í staðinn fyrir eða breyta fyrirliggjandi reglum, heldur er þeim ætlað að undirstrika tiltekin grunngildi í störfum og starfsháttum stjórnar og starfsmanna sjóðsins.

Ábyrgð:

Stjórn og starfsfólk sjóðsins gera sér ljósa þá ábyrgð sem fylgir því að hafa umsjón og eftirlit með þeim fjármunum sem eru í eigu sjóðfélaga. Í ábyrgðinni felst m.a. að fara í hvívetna eftir þeim lögum og reglum er gilda, að hagsmunir sjóðfélaga séu í fyrirrúmi og að fjárfestingar sjóðsins byggi á góðu viðskiptasiðferði.

Þagnarskylda og meðferð trúnaðarupplýsinga:

Á stjórn og starfsfólki hvílir þagnarskylda um málefni sjóðsins, s.s. málefni sjóðfélaga, lífeyrisþega og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnar- eða starfsmenn sjóðsins og leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Stjórnar- eða starfsmenn eru ábyrgir fyrir því að gögn sem þeir taka við og fara skuli leynt komist ekki í hendur annarra. Þagnarskylda helst þó látið sé af starfi.

Góðir starfshættir:

Stjórn og starfsmenn skulu leggja rækt við starf sitt og stunda það af kostgæfni. Öll störf og aðrar athafnir skulu miða að því að vera lífeyrissjóðnum, sjóðfélögum og öðrum sem sjóðurinn veitir þjónustu til framdráttar. Stjórn og starfsfólk skulu ávallt gæta þess utan vinnutíma að aðhafast ekkert það sem getur vakið efa um hæfni þeirra til að sinna störfum fyrir sjóðinn eða skaða ímynd hans. Forðast ber hvers konar hagsmunaárekstra milli starfa þeirra og annarra athafna eða tengsla utanaðkomandi aðila. Stjórn eða starfsfólk mega ekki taka þátt í meðferð mála sem varða sjóðinn og þá persónulega. Skylt er stjórnar- eða starfsmanni að upplýsa um slík atvik.

Hagnýting trúnaðarupplýsinga:

Stjórn eða starfsfólki er óheimilt að nýta sér trúnaðarupplýsingar, beint eða óbeint til öflunar eða ráðstöfunar verðbréfa sjálfum sér eða öðrum til hagsbóta.

Viðskiptahættir:

Sjóðurinn leggur áherslu á mikilvægi þess að eiga góð samskipti við þá aðila sem hann á samskipti við hvort sem um er að ræða iðgjaldagreiðendur, sjóðfélaga, þjónustuaðila á fjármálamarkaði eða útgefendur verðbréfa. Sjóðurinn leggur áherslu á að ávöxtun fjármuna sjóðsins taki mið af þeim kjörum sem best eru boðin á hverjum tíma. M.a. næst það með góðum samskiptum við aðila á verðbréfamarkaði. Þau samskipti þurfa að vera í samræmi við almennar grunnreglur er tryggja gott viðskiptasiðferði og hagsmuni sjóðfélaga. Lögð er áhersla á að allar kynningar sem tekið er þátt í og önnur samskipti séu hlutlægar, nákvæmar, sannar og í samræmi við lög og almennt siðferði.

Ferðalög:

Eðlilegt er að stjórn og starfsfólk sjóðsins sæki kynningar- og fræðslufundi um fjárfestingar sem skipulagðar eru af þjónustuaðilum bæði innanlands og utan sem eru til þess fallnir að afla sjóðnum upplýsinga um viðskiptatækifæri, valkosta í eignastýringu eða annað er skiptir sjóðinn máli. Efni fundanna verður að vera stutt gögnum sem eru til reiðu á fundunum. Skal gögnunum haldið til haga í minnst eitt ár. Vettvangur funda á ekki að krefjast ferðalaga umfram það sem nauðsynlegt getur talist. Sjóðurinn skal að jafnaði bera kostnað vegna ferða og gistingar. Bjóði skipuleggjendur upp á útivistar- eða skemmtiatriði, svo sem íþrótta- eða menningarviðburði, í tengslum við slíka fundi skulu þeir viðburðir vera almennt viðeigandi og ganga sem minnst á hefðbundinn vinnutíma.

Gjafir og boð:

Stjórn og starfsfólki er óheimilt að þiggja gjafir, boð eða önnur fríðindi af þjónustuaðilum sjóðsins. Með þjónustuaðilum er átt við alla aðila sem með einhverjum hætti eru í samskiptum eða viðskiptum við sjóðinn. Undanþegnar eru jólagjafir og aðrar tækifærisgjafir sem eru að fjárhagslegu verðmæti innan marka sem teljast algeng í slíkum tilvikum eða þegar um er að ræða persónuleg tengsl sem ekki verða rakin til viðskipta við sjóðinn. Einnig boð á menningar- eða íþróttaviðburði á starfssvæði sjóðsins, enda gætt hófs í umgjörð og viðurgjörningi. Ennfremur er heimilt að þiggja viðeigandi viðurgjörning í tengslum við samskipti við þjónustuaðila.

Annað:

Brot starfsmanna á þessum reglum getur varðað áminningu eða uppsögn.

Samþykkt á stjórnarfundi 18. maí 2009.